Aushilfe im Store einstellen: Ohne Sorgen in den Urlaub

Auch Gründerinnen und Gründer brauchen mal frei - ganz normal, oder?

Aber was ist, wenn man die einzige Angestellte ist oder wenn es schlichtweg unmöglich erscheint, mal die Füße hochzulegen und eine Pause zu machen?

Keine Sorge, auch als Geschäftsinhaber:in kannst du dir freinehmen und solltest es sogar auf jeden Fall tun. Im Folgenden haben wir ein paar Strategien zusammengefasst, die es dir erleichtern werden, dich mal zurückzulehnen und ein paar Tage zu entspannen, denn verdient hast du es dir ganz sicher!

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist für dich ein "Urlaub"?
• Warum Urlaub für dich und dein Unternehmen wichtig ist
• Was musst du beachten, wenn du eine Aushilfe im Store einstellen möchtest?
• Checkliste: Aushilfe im Store einstellen
• Eine Aushilfe im Store einstellen: 7 wichtigen Tipps
• Und nicht vergessen: Plane die finanziellen Auswirkungen mit ein
• Du brauchst (und verdienst) Urlaub 

Was ist für dich ein "Urlaub"?

Ehe du dir freinimmst, solltest du erst mal abklären, was für dich überhaupt Urlaub nehmen bedeutet.

Willst du eine oder zwei Wochen lang komplett abschalten oder reicht dir ein verlängertes Wochenende zum Wiederaufladen? Vielleicht genügt es ja auch schon, wenn du dir eine Pause von den meisten Tätigkeiten gönnst, weil es dir gar nichts ausmacht, sich zum Beispiel eine bis zwei Stunden am Tag um den Versand zu kümmern oder E-Mails zu beantworten.

Lesetipp: Mit den richtigen Online-Shop-Ideen wird dein Traum vom eigenen Unternehmen wahr. Starte jetzt mit unseren Tipps!

Es ist ganz und gar deine Entscheidung, wie lange du Urlaub machen willst, bzw. ob du dir ganz freinimmst oder deine Arbeit nur deutlich einschränken willst. Wenn du das geklärt hast, wirst du besser wissen, wie viel du im Vorfeld tun musst.

Es gibt zwei wichtige Fragen, die du unbedingt bei der Vorbereitung auf deinen Urlaub bedenken solltest:

1. Kannst du eine befristete Aushilfe einstellen?
2. Wie viele Aufgaben kannst du automatisieren?

Warum Urlaub für dich und dein Unternehmen so wichtig ist

Man hört es andauernd: „Wer selbstständig ist, arbeitet selbst und ständig.“ So muss und darf es aber auch für deine Arbeit nicht laufen. Eine Auszeit ist wichtig und gehört zum Arbeiten dazu. Vor allem am Anfang neigt man dazu, 16-Stunden-Tage als normal anzusehen. Man verzichtet auf ausreichend Schlaf, Hobbies und privates Vergnügen. Aber es ist ein Trugschluss, dass sich dein komplettes Leben um deine Arbeit drehen muss. Um zielgerichtet zu arbeiten, muss man sich auch ausruhen können. Wir zeigen dir einige Gründe, warum Urlaub wichtig ist und warum du ihn dir verdient hast.

Dein Körper braucht Ruhe

Viel Stress und keine Ruhe können nicht unerhebliche Auswirkungen auf Körper und Geist haben. Ständiges Überschreiten deiner Grenzen kann zu Krankheiten wie Burnout führen. Wenn du deinen Akku nicht ab und an auflädst, wird sich dein System wie bei einem Laptop auf Stand-by schalten. Das sollte nicht Sinn und Zweck deiner Arbeit sein. Ein gute Waage von Arbeit und Freizeit ist das A und O. Pausen und festgelegte Auszeiten können dabei bereits in deinen Alltag integriert helfen. Ein Urlaub über längere Zeit wird dir die nötige Energie zurückgeben, die du brauchst, um dein Unternehmen voranzutreiben.

Lesetipp: Die Social-Media-Plattform TikTok bietet Marken ein breites, junges Publikum, um Anzeigen zu schalten und über die Funktion TikTok Shop zu verkaufen. 

Du musst lernen, die Kontrolle abgeben zu können

Deine Firma liegt dir natürlich sehr am Herzen und du investierst gern viel Zeit in sie. Am liebsten würdest du jeden Schritt allein durchführen, damit er gelingt. Solltest du bereits helfende Hände in deinem Unternehmen haben, ist es auch für deine Mitarbeiter:innen wichtig, dass du die Kontrolle abgeben kannst. Dein Unternehmen sollte auch ohne dich funktionieren können – auch dein Team braucht Freiheiten, um sich entwickeln zu können. Deine Abwesenheit kann auch wichtige Informationen über die Arbeit in deinem Team liefern. Du kannst feststellen, wo noch Probleme in den Arbeitsabläufen auftreten, woran noch gearbeitet werden muss und welche Schwierigkeiten in der Zeit auftraten.

Lesetipp: In diesem Guide haben wir für dich zusammengestellt, wie mit AliExpress Dropshipping funktioniert.

Du bist glücklicher, wenn du ausgeglichen bist

Wer ausgeglichen ist, ist auch produktiver. Nach deinem Urlaub wirst du mit neuer Energie starten können und deine Produktivität steigern. Auch für deine Mitarbeiter:innen solltest du in diesen Belangen ein Vorbild sein. Wenn du ihnen zeigst, dass eine Auszeit wichtig ist, wird es den ein oder anderen auch dazu animieren, sich ein wenig Freizeit zu gönnen. Neben dem eigentlichen Urlaub dienen natürlich auch Unternehmungen abseits des Arbeitsalltages zu Erholung und können zum Teambuilding beitragen.

Dein Urlaub wird sich also positiv auf die Produktivität in deinem Unternehmen auswirken. Es ist wichtig für dich und deine Mitarbeiter:innen, dass der Arbeitsalltag nicht nur auf Leistung getrimmt ist. „Qualität vor Quantität“ sollte hier das Stichwort sein. Auch in deinem Arbeitsalltag kannst du natürlich direkt kleine Auszeiten integrieren, in denen du den Kopf freibekommen kannst. In deinem Urlaub kannst du aber deinen Körper runterfahren und deine Systeme aufladen, was dir wichtige neue Energie gibt. Gönn dir und deinem Unternehmen also ruhigen Gewissens eine Auszeit – du bist keine Maschine.

Wenn du noch auf der Suche nach Inspiration für deinen Shop bist, beschäftigen wir uns in diesem Blogbeitrag mit der Frage: "Was lässt sich gut verkaufen?"

Was musst du beachten, wenn du eine Aushilfe im Store einstellen möchtest?

Wenn du dich entschlossen hast, dir eine wichtige Auszeit zu gönnen und dir Urlaub zu nehmen, aber du in deinem Unternehmen noch allein arbeitest, ist es möglicherweise an der Zeit, dass du eine Aushilfe im Store einstellen musst. Viele Unternehmer:innen zögern, wenn es darum geht, eine Aushilfe einzustellen. Das ist verständlich – viele wissen nicht, wie eine zusätzliche Arbeitskraft das Firmenkonto durch die Zahlungen von Gehalts- und Lohnnebenkosten zusätzlich belastet. Dazu kommt natürlich die Verantwortung für Mitarbeiter:innen und der Verwaltungsaufwand. Während deiner Abwesenheit wäre es aber durchaus sinnvoll, würdest du eine Aushilfe im Store einstellen.

Die Arbeit als Aushilfe ist mit einigen Klischees behaftet, die so nicht richtig sind. Aushilfen können jederzeit gekündigt werden, Aushilfen haben keinen Anspruch auf Urlaub – Was steckt wirklich dahinter? Wie definiert sich diese Art von Beschäftigungsverhältnis und was musst du als Arbeitgeber:in beachten? Das wichtigste klären wir hier kurz und knapp.

Lesetipp: Einzelhandel Jobs: 8 gängige Jobs und To Dos bei der Einstellung.

Was ist eine Aushilfe genau?

Synonyme für geringfüge Beschäftigungen sind unter anderem Minijob, 450-Euro-Job oder Aushilfsjob. Eine genaue Definition findet sich in § 8 Absatz 1 SGB  IV (Viertes Sozialgesetzbuch):

Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn

1. das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat 450 Euro nicht übersteigt,
2. die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens zwei Monate oder 70 Arbeitstage nach ihrer Eigenart begrenzt zu sein pflegt oder im Voraus vertraglich begrenzt ist, es sei denn, dass die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird und ihr Entgelt 450 Euro im Monat übersteigt.“

Wenn du eine Aushilfe im Store einstellen möchtest, darf der Verdienst also die Grenze von durchschnittlich 450 Euro im Monat nicht übersteigen. Es ist kein Problem, wenn der Betrag einmal höher ist, solang die jährliche Höchstgrenze von 5.400 Euro nicht überschritten wird. Die Gegebenheiten für Minijobber:innen könnten sich jedoch bald ändern: Die neue Regierung kündigte für das Jahr 2022 in ihrem Koaliationsvertrag eine Anhebung der durchschnittlichen Verdienstgrenze auf 520 Euro an.

Kostenloses Webinar: In 30 Minuten zum eigenen Onlineshop

Du willst selbst mal sehen, wie schnell du einen Shop aufsetzen kannst?

Der Shopify-Experte und leidenschaftliche Shop-Betreiber Adrian Piegsa zeigt dir, wie du dich anmeldest, eine Domain verknüpfst, Produkte auswählst und natürlich alle rechtlichen Vorgaben umsetzt.

Jetzt kostenlos teilnehmen

Bei der Kündigung von Aushilfen gilt es außerdem folgendes zu beachten: Der im Kündigungsschutzgesetz geregelte Kündigungsschutz findet erst Anwendung, wenn das Arbeitsverhältnis ohne Unterbrechung länger als sechs Monate bestand hat. Nach diesen sechs Monaten gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen gemäß § 622 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).

Für alle Aushilfen unter 18 Jahren besteht für den/die Arbeitgeber:in keine Pflicht, den Mindestlohn zu zahlen. Überschreitet die Aushilfe das Alter von 18 Jahren muss wenigstens der Mindestlohn gezahlt werden.

Im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) wird nicht zwischen Vollzeitbeschäftigten oder einer Aushilfe unterschieden. Somit findet das Gesetz auch bei einer geringfügigen Beschäftigung Anwendung. Ausgehend von einer Sechs-Tage-Woche stehen Arbeitnehmer:innen im Jahr mindestens 24 gesetzliche Urlaubstage zu. In § 4 BUrlG wird jedoch festgehalten, dass Arbeitnehmer:innen den vollen Urlaubsanspruch erst erwerben, wenn sie länger als sechs Monate im Unternehmen beschäftigt sind. Aushilfen haben also nach einer Beschäftigungsdauer von sechs Monaten den Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Sind Aushilfen jedoch kürzer als sechs Monate beschäftig, bedeutet das nicht, dass sie keinen Anspruch auf Urlaub haben. Dies wird in § 5 Absatz 1 des BUrlG geregelt. Die Arbeitnehmer:innen haben einen Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses wenn

• Zeiten vorliegen, für die sie wegen Nichterfüllung der Wartezeit in diesem Kalenderjahr keinen vollen Urlaubsanspruch erwerben
• Arbeitnehmer:innen vor erfüllter Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheiden
• Arbeitnehmer:innen nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahres aus dem Arbeitsverhältnis ausscheiden

Wenn Arbeitnehmer:innen die Wartezeit von sechs Monaten nicht erfüllen, steht ihnen auch als Aushilfe trotzdem ein Teilurlaubsanspruch von einem Zwölftel des jährlichen Urlaubs für jeden vollen Monat in dem sie gearbeitet haben, zu.

Wie kannst du eine kurzfristige Aushilfe im Store einstellen?

Das Einstellen von einem Minijobber hat natürlich Vorteile und Nachteile und sollte abgewogen werden. Wenn du während deiner Abwesenheit eine Aushilfe im Store einstellen möchtest, solltest du beachten, dass das spontane Einstellen von Minijobber:innen natürlich zunächst für Arbeitsentlastung sorgt. Sie lassen sich außerdem flexibel einsetzen, wie du sie gerade benötigst. Außerdem ist der bürokratische Aufwand beim Einstellen von geringfügig Beschäftigten deutlich geringer und du kannst deine Aushilfe durch den Minijob zuerst kennenlernen, bevor du sie vielleicht später als Vollzeitkraft einstellst. Andererseits ist der Arbeitsumfang von Minijobbern begrenzt und die Anzahl der Arbeitsstunden wird jedes Jahr weniger, da der Mindestlohn stetig angehoben wird.

Im Wesentlichen kann eine geringfügige Beschäftigung ein 450-Euro-Job oder eine kurzfristiger Minijob sein. Der Unterschied liegt darin, dass ein kurzfristiger Minijob begrenzt ist und eine Ablauffrist hat. Kurzfristige Minijobber sind sozialversicherungsfrei. Bei Minijobs oder 450-Euro-Jobs zahlt der Arbeitnehmer keine Sozialversicherungsbeiträge. Möchtest du eine Aushilfe im Store einstellen während du im Urlaub bist, sollte die Ablauffrist von 70 Tagen im Normalfall ausreichen und du hast die Möglichkeit, davon zu profitieren, eine kurzfristige Aushilfe einzustellen.

Für eine kurzfristige Aushilfe gelten innerhalb bestimmter Grenzen bei Beschäftigungsdauer und Einkommen besondere Regeln zur Lohnabrechnung, die diese vereinfachen. In diesem Fall kann die Aushilfe mit pauschaler Lohnsteuer und als sozialversicherungsfreier Minijobber:in über die Minijob-Zentrale abgerechnet werden. Einen Wermutstropfen gibt es dabei jedoch: Leider sind die Voraussetzungen dafür ziemlich kompliziert gehalten.

Die Lohnsteuer: Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Lohnsteuer bei kurzfristig Beschäftigten pauschal abgeführt werden. Dazu kommt noch gegebenenfalls die Kirchensteuer. Wenn du eine Aushilfe im Store einstellen möchtest, solltest du die Voraussetzungen unbedingt prüfen. Die Gesetzesgrundlage ist § 40a Einkommensteuergesetz. Die Pauschalbesteuerung ist eine Alternative zur individuellen Lohnsteuer und erleichtert dir die Lohnabrechnung. Als Arbeitgeber:in musst du in diesem Fall nicht die elektronischen Lohnsteuermerkmale für deine Aushilfskraft abrufen, um dann auf dieser Grundlage den Lohnsteuerabzug und das Nettogehalt zu berechnen.

Seit Jahresbeginn 2020 ist die Pauschalbesteuerung von Aushilfskräften unter diesen Punkten möglich:

• das Bruttoentgelt beträgt höchstens 120 Euro pro Tag und durchschnittlich 15 Euro pro Arbeitsstunde
• es wird maximal an 18 zusammenhängenden Tagen gearbeitet, wobei die Arbeitseinsätze nicht „regelmäßig wiederkehrend“ sondern nur „gelegentlich“ erfolgen dürfen

Einzige Einschränkung ist hierbei wenn der Arbeitsbedarf unvorhersehbar (z.B. durch Krankheit eines anderen Mitarbeiters) entsteht. In diesem Fall entfällt die Bedingung des maximalen Tagesentgelts, alle anderen Bestimmungen bleiben aber erhalten.

Die Sozialversicherung: Damit auch bei der Sozialversicherung die Beschäftigung als kurzfristiger Minijob gewertet wird, gelten jedoch andere Regeln als zur Lohnsteuer. Bei einer kurzfristigen geringfügigen Beschäftigung zahlt der/die Arbeitnehmer:in gar keine Sozialversicherungsbeiträge und der Arbeitgeber nur die Umlagen und die Unfallversicherungsbeiträge.

Ab Januar 2022 sinken die zu zahlenden Umlagen für Arbeitgeber:innen. Außerdem müssen Arbeitgeber:innen in der Meldung zur Sozialversicherung Angaben zum Krankenversicherungsschutz der Arbeitnehmer:innen machen. Zu zahlen sind dann also von Arbeitgeber:innen die Krankheitsumlage U1 zur Lohnfortzahlung (0,9%) bei Betrieben bis 30 Mitarbeiter:innen, die Mutterschaftsumlage U2 (0,29%) und die Insolvenzgeldumlage (0,09%). Bei der Unfallversicherung variieren die Zahlbeträge. Diese hängt von der zuständigen Berufsgenossenschaft und dem Gefahrtarif der Betriebsstätte ab.

Die Voraussetzungen: Ein kurzfristiger Minijob darf maximal 70 Tage oder über drei Monate in Anspruch genommen werden. Die Befristung muss von Anfang an bestehen. Entweder wird sie im Arbeitsvertrag festgelegt, oder sie besteht, weil die Arbeit nur temporär ist (z.B. bei Erntehelfern). Wenn du deine Aushilfe fünf oder mehr Arbeitstage in der Woche in Anspruch nimmst, gilt die Dreimonatsfrist, bei weniger als fünf Arbeitstagen die 70-Tage-Frist. Sollte ein Arbeitnehmer mehrere Minijobs nacheinander ausüben, gilt für ihn die Dreimonatsfrist beziehungsweise die 70-Tage-frist für alle Minijobs zusammen. Möchtest du deine Aushilfe im Store einstellen und als Minijobber beschäftigen, dann darf deine Aushilfe auch nicht primär ihren Lebensunterhalt mit diesem Job sichern – es darf also keine Berufsmäßigkeit vorliegen. Genauer bedeutet das, dass keine Berufsmäßigkeit vorliegt, wenn deine Aushilfe durchschnittlich nicht mehr als 450 Euro im Monat verdient, oder neben dem Minijob noch einer Hauptbeschäftigung nachgeht. Die Berufsmäßigkeit liegt allerdings auch vor, wenn deine Aushilfskraft bei der Arbeitsagentur als arbeitssuchend gemeldet ist.

Sollten dir Fragen aufkommen oder es zu einem Zweifelsfall kommen, wenn du eine Aushilfe im Store einstellen möchtest, kannst du dich an die Minijobzentrale wenden.

Abonniere am besten direkt den Shopify Podcast und verpasse keine Folge mehr!

Die Checkliste: Aushilfe im Store einstellen

Zuerst solltest du natürlich feststellen, in welchem Beschäftigungsverhältnis du deine Aushilfe im Store einstellen möchtest. Dabei solltest du zwischen den verschiedenen Formen der geringfügigen Beschäftigungen abwägen, denn Aushilfe ist nicht gleich Aushilfe.

Hast du dich für eine Form der Anstellung entscheiden, gibt es noch einige Formalitäten zu erledigen:

• Für deine Aushilfe müssen zunächst die Bedingungen zum Arbeitsverhältnis in einem Arbeitsvertrag festgehalten werden. Ein Arbeitsvertrag erspart Missverständnisse und Ärger. In ihm solltest du genaueres zu Gehalt, Arbeitszeit, Arbeitsstunden, Kündigungsfrist und Urlaubsanspruch regeln.
• Solltest du vom Arbeitsamt noch keine Betriebsnummer erhalten haben, musst du diese unbedingt beantragen. Sie dient zur Anmeldung bei der Krankenkasse beziehungsweise der Minijob-Zentrale.
• Wenn du deine/n Arbeitnehmer:in sozialversicherungspflichtig beschäftigst, muss dieser bei der Krankenkasse angemeldet werden. Sie ist die zentrale Meldestelle für die Sozialversicherung, zieht die Sozialversicherungsbeiträge ein und leitet diese entsprechend weiter. Solltest du dich dazu entschieden haben, dein Aushilfe geringfügig zu beschäftigen, erfolgt die Meldung bei der Minijob-Zentrale.
• Außerdem muss der Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung gemeldet werden. Welche Berufsgenossenschaft für dein Unternehmen zuständig ist, erfährst du bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung DGUV.
• Du musst als Arbeitgeber deine Mitarbeiter:innen auch beim zuständigen Finanzamt. Dem Finanzamt wird die Identifikationsnummer und das Geburtsdatum der Arbeitnehmer:innen gemeldet, um die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale festzustellen. Du musst außerdem angeben, ob es sich um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt. Dieser Schritt entfällt bei einem Minijob. Hier gilt: Die Anmeldung erfolgt bei der Minijob-Zentrale. An die Minijob-Zentrale werden später die pauschalen Steuerbeträge gezahlt.

Solltest du diese Schritte befolgt haben, kannst du guten Gewissens deine Aushilfe im Store einstellen. Diese Formalitäten lassen sich leider nicht vermeiden, wenn du Ärger mit Finanzamt, Berufsgenossenschaft und Co. vermeiden möchtest.

Eine Aushilfe im Store einstellen: 7 wichtige Tipps

Es ist egal, ob es das erste Mal für dich ist, dass du eine Aushilfe im Store einstellen möchtest, oder ob du schon zuverlässige Kräfte hast, die du nur anzurufen brauchst. Wenn du ein paar Dinge beachtest, wird es viel einfacher für dich sein, jemanden in dein Unternehmen einzuführen.

Tipp 1: Fasse die Abläufe zusammen und dokumentiere sie

Je nachdem, welche Aufgaben die neue Aushilfe für dich übernehmen soll, musst du das, was du über diese Aufgaben weißt, den Aushilfen irgendwie beibringen.

Denke über jede Aufgabe, die du übergeben willst, nach und plane im Voraus, was dokumentiert werden muss. Zum Beispiel:

• Kundenbetreuung. Gibt es irgendwelche Richtlinien, die nur du kennst? Ermöglichst du z.B. neuen Kunden immer eine problemlose Rücksendung, egal unter welchen Umständen?
• Soziale Medien. Folgst du irgendwelchen einheitlichen Richtlinien, wenn es darum geht, was du teilst? Fluchst du in sozialen Medien? Beantwortest du dort Kundenfragen oder verweist du die Kunden auf E-Mail?
• Versand. Was ist in jeder Lieferung inbegriffen? Wie lange dauert es, bis Bestellungen versandt werden? Gibt es irgendwelche heiklen Punkte, die beachtet werden sollen?

Lesetipp: Neu im Geschäft? Wie du in 30 Tagen zum ersten Verkauf kommst, kannst du hier nachlesen.

Tipp 2: Nimm dir Zeit für die Einarbeitung

Deine Abläufe zu dokumentieren, ist ein großartige Idee, aber wenn du jemanden neu einstellst, der für dich die Stellung halten soll, während du weg bist, ist es am allerbesten, wenn die neue Aushilfskraft jede Aufgabe vom Experten persönlich erklärt bekommt. Und Experte bist natürlich du!

Plane ein paar Stunden mit deiner neuen Arbeitskraft ein, um alles im wahren Alltag Schritt für Schritt durchzugehen, ehe du weggehst. Du brauchst keinen Crash-Kurs als Lehrer:in zu nehmen, um ihnen die Abläufe beizubringen. Stattdessen kannst du eine ganz einfache Methode benutzen, die bei der Ausbildung von Chirurg:innen oft angewandt wird: „Einmal zusehen, einmal machen, einmal beibringen“.

Einarbeitung kurz gemacht: Einmal zusehen, einmal machen, einmal beibringen.

Mache deiner Aushilfe jede wichtige Aufgabe einmal vor, lasse anschließend die Aushilfskraft einmal machen und dann lass dir von ihr alles “beibringen” und erklären. Viele Studien haben gezeigt, dass Menschen am besten lernen, wenn sie aktiv beteiligt sind. Und dieses Konzept hilft dir dabei, die Aushilfe in die Aufgaben, die sie können muss, einzuarbeiten.

Das könnte den Unterschied ausmachen zwischen panischen Anrufen, wie was zu machen ist, und einem ungestörten Urlaub.

Tipp 3: Erledige wichtige Aufgaben im Vorfeld

Man kann von jemandem, der neu ist im Geschäft, nicht zu viel erwarten. Deshalb solltest du sämtliche wichtigen Dinge im Vorfeld erledigen und dafür sorgen, dass in der Zeit, in der du weg bist, alles seinen gewohnten Gang geht. Fülle beliebte Artikel auf, sorge dafür, dass dein Versandmaterial komplett bereit ist, und plane keine großen Ankündigungen, Kampagnen oder Veranstaltungen kurz bevor du gehst.

Lesetipp: Was ist die beste E-Commerce Plattform für dein Business?

Tipp 4: Was, wenn man niemanden einstellen kann? Versuche es mit einem Tausch.

Kein Geld, um jemanden einzustellen? Das heißt noch lange nicht, dass du keine (außerordentlich qualifizierte) Aushilfe finden kannst, die dir in deiner Abwesenheit unter die Arme greifen kann.

Hör dich in Foren um. Gibt es unter den anderen Onlineshop-Inhaber:innen jemanden, der vielleicht an einem Tausch interessiert ist? Könnte sich jemand um deinen Versand kümmern und deine Kund:innen betreuen, während du weg bist, wenn du das dann irgendwann im Gegenzug für diese Person tust?

Es ist zwar nicht komplett vergleichbar, trotzdem könnten die Händler:innen in der kanadischen Kleinstadt Almonte ein Vorbild sein die sich gegenseitig helfen, wenn irgendwelche unvorhergesehenen Ereignisse sie daran hindern, ihren Laden rechtzeitig aufzumachen.

Die Unterstützung der Ladenbesitzer:innen untereinander geht soweit, dass sie sich gegenseitig einen Gefallen tun und sich aushelfen, das Geschäft aufzumachen, wenn jemand beispielsweise ein krankes Kind zu Hause hat. In Almonte herrscht rege Kommunikation zwischen den Geschäften über Facebook.

“Wir haben eine private Gruppe, die Mill Street Merchants heißt”, erzählt Emily. “Da schreibt dann jemand z.B. ‘Hey Leute, übler Schneesturm da draußen. Was machen wir?‘ oder am Osterwochenende: ‘Wer hat auf, welche Geschäftszeiten? ‘ Wenn man in ein Einkaufszentrum geht, haben alle offen. Wir sind so ein Ort. Wenn Leute hierher kommen, wollen wir, dass alle Geschäfte offen sind.”

Vielleicht ist Hilfe für dich einfach nicht drin, weder in Form einer bezahlten Aushilfskraft noch im Tausch mit anderen Geschäftsinhaber:innen. Das heißt aber nicht, dass jeder Tag ein Zwölf-Stunden-Tag sein muss oder dass du überhaupt nicht zur Ruhe kommen kannst, besonders während der Feiertage oder danach.

Tipp 5: Automatisiere deine Routineaufgaben

Routineaufgaben können anhand von Automatisierung für dich erledigt werden oder sogar für eine gewisse Zeit völlig gestrichen werden.

Jede Aufgabe, die du automatisierst, ist eine Sache weniger, um die du dich kümmern musst, damit du während stressiger Phasen etwas durchatmen kannst. Natürlich gibt es immer noch ein paar Tätigkeiten, die du selbst übernehmen musst (leider haben wir bisher noch keinen guten Versandroboter gefunden), doch du wirst zumindest deine Arbeitszeiten herunterfahren können, wenn du eine Auszeit brauchst.

Tipp 6: Aktualisiere deine kundenorientierten Informationen

Deine Kund:innen sind verständnisvolle Menschen, die genau wissen, dass jeder mal Urlaub braucht. Wenn du sie darüber informierst (frühzeitig und klar), dass du dir eine Zeit lang freinehmen wirst, werden sie es dir danken und es dir viel leichter machen, dir eine Pause zu gönnen.

Sobald du beschlossen hast, wie dein Urlaub aussieht und wie er sich auf deine Kund:innen auswirken wird, solltest du klar kommunizieren, was die Kund:innen in deiner Abwesenheit erwarten können.

Folgende Informationen sind hier wichtig:

• Wie lange du fortbleiben wirst
• Wie sich das auf ihre Bestellungen und die Kommunikation mit dir auswirken wird

Lesetipp: E Commerce aufbauen: Wie du einen profitablen Onlineshop aufbaust, startest und erweiterst

Nehmen wir z.B. an, du wirst zwei Wochen weg sein und alle Bestellungen werden am Tag nach deiner Rückkehr versandt. Du kannst das deinen Kund:innen in verschiedenen Kanälen mitteilen:

• Mit einem festen Ankündigungsbanner auf deiner Shop-Seite, auf dem steht, dass alle Lieferungen am Tag nach deiner Rückkehr rausgehen werden;
• durch eine E-Mail an deinen Newsletter oder deine Kundenliste, in der du alle Einzelheiten erklärst;
• mit einem kurzen Satz auf dem Einkaufswagen
• oder anhand von Updates in deinem Social-Media-Profil.

Du brauchst nicht in jedem Update alle Informationen zu erwähnen, es ist aber unter Umständen sinnvoll einen Blog-Beitrag zu schreiben oder in den FAQs darauf einzugehen. So kannst du ganz einfach mit einem Link auf eine Stelle verweisen, an der alle Informationen erhältlich sind. Du kannst z.B. deine Instagram-Bio mit deinem “Ich bin im Urlaub”-Blog-Beitrag verlinken, in dem alle wichtigen Infos zu finden sind, oder auf dem Werbebanner deines Shops einen Link dorthin setzen.

Tipp 7: Biete besondere Anreize für “Urlaubs”-Bestellungen

Bestellungen nicht sofort verpacken und versenden zu können, ist mit Sicherheit eines der nervenaufreibendsten Dinge daran, wenn man mal nicht “im Geschäft” ist und sich eine Ruhepause gönnt, selbst, wenn es nur für einen Tag ist. Schließlich folgt keiner gerne dem Aufruf: “Kauf jetzt, wir schicken es dir dann später!”

Nichtsdestotrotz ist es möglich, Bestellungen weiterhin aufzunehmen, auch wenn die bestellten Artikel vielleicht erst in einer oder zwei Wochen, wenn du wieder zurück bist, versandt werden. Wofür gibt es schließlich Werbeaktionen, Rabatte und Bonusangebote?

Es ist möglich, weiterhin Bestellungen aufzunehmen, auch wenn die bestellten Artikel erst in einer oder zwei Wochen versandt werden.

Während du deinen Kunden mitteilst, dass du dir ein paar Tage oder Wochen freinehmen wirst, erkläre ihnen, dass die Bestellungen zwar erst nach deiner Rückkehr versandt werden, dass die Kunden aber einen Nachlass oder ein kleines Geschenk bekommen, wenn sie in deiner Abwesenheit etwas bestellen.

Lesetipp: Du willst deinen Umsatz auch ohne Rabatte steigern? Hier geht’s zu unseren Tipps.

Stelle ganz klar da, wann Bestellungen unter das Angebot fallen und was die Kund:innen genau bekommen. Erhalten die Kund:innen einen Nachlass, kannst du es ihnen noch leichter machen, indem du vorzeitig einen Ermäßigungslink einrichtest – dadurch wird der Nachlass automatisch von den Artikeln im Einkaufswagen abgezogen.

Und nicht vergessen: Plane die finanziellen Auswirkungen mit ein

Ob du jetzt eine Aushilfe einstellest, weniger Bestellungen einplanst oder Nachlässe anbietest, damit die Leute in deiner Abwesenheit weiterhin bestellen, egal, wie du dich entscheidest, eines haben all diese Möglichkeiten gemeinsam: Sie werden sich auf dein Geschäftsergebnis auswirken.

Was jedoch kein Grund ist, keinen Urlaub zu nehmen! Sieh es einfach so: Wenn du Urlaub machst, reißt das auch immer ein mehr oder weniger großes Loch in dein persönliches Budget. Mit deinem Geschäftsbudget wird das nicht anders sein.

Bitte Aushilfen im Vorfeld um einen “Kostenvoranschlag”, wie, wenn du Handwerker:innen beauftragst. Eventuell wollen sie nach Stunden bezahlt werden oder machen dir ein Pauschalangebot für die komplette Zeit, in der du weg bist. Beides ist ok, allerdings solltest du, wenn die Aushilfe stündlich abrechnen will, Eventualitäten einplanen, denn vielleicht braucht die Aushilfskraft länger für die Arbeit, als zunächst geschätzt.

Lesetipp: So verkaufst du mehr an bestehende Kunden.

Wenn dir z.B. jemand zehn Stunden für die Erledigung deiner Versandarbeiten berechnet, solltest du sichergehen, dass in deinem Budget genug Spielraum ist, falls die Aushilfe länger dafür braucht. Du kannst natürlich auch ein Limit festlegen, indem du das Angebot annimmst, unter der Voraussetzung, dass z.B. nicht mehr als 15 Stunden für die Arbeit berechnet werden dürfen, und sollte es dennoch länger dauern, du es vorziehen würdest, wenn die Aushilfskraft die Arbeit liegen lässt, bis du zurückkehrst.

Und falls du einen Nachlass, ein Bonusangebot oder ein Geschenk anbietest, damit die Leute trotzdem etwas bestellen, auch wenn eine Zeit lang nichts versandt wird, vergewissere dich, dass du die Gewinnspanne kennst, ehe du irgendwelche Entscheidungen triffst. Denn schließlich müssen diese Bestellungen für dich auch dann rentabel sein.

Du brauchst (und verdienst) Urlaub

Egal ob du nur ein paar Tage über Weihnachten oder an einem anderen Fest abschalten willst oder eine exklusive zweiwöchige Reise ins Auge fasst, wenn du alles gut planst, wird dein Geschäft auch noch da sein, wenn du zurückkommst.

Außerdem wirst du dich deinem Unternehmen danach mit frischem Elan widmen können, um noch viel mehr daraus zu machen. Darüber hinaus bist du auf gutem Wege aus deinem Onlineshop ein nachhaltiges Unternehmen zu machen, das kleine Zulagen anbieten kann, wie beispielsweise Urlaub für den ersten Angestellten: Dich!

Aufmacherfoto von: Ricardo Gomez Angel