退職することは、ワクワクすると同時に不安な経験でもあります。一方では、新しい仕事や自分のビジネスを立ち上げるなど、より良い機会を模索しているかもしれません。他方では、慣れ親しんだチームや安定した仕事を離れることに伴う不安を感じるかもしれません。
退職届を書くことで、円満に退職し、会社との関係を良好に保つことができます。この記事では、退職届の書き方とその例を紹介します。
退職届とは？
退職届とは、現在の職務を辞める意思を雇用主に伝える正式な文書です。職場で上司に手渡すか、メールで送信することができます。退職届には、最終出勤日、会社での経験への感謝、退職に関する詳細を含めるべきです。
通常、最終出勤日の少なくとも2週間前には退職届を提出する必要があります。これにより、あなたと雇用主はプロジェクトをまとめ、業務の引き継ぎを適切に行う時間を確保できます。
退職届が重要な理由
退職届は、正式な退職プロセスの重要な一部であるだけでなく、円満に退職するためにも役立ちます。退職に関する情報を含め、会社での経験に感謝の意を示すことで、スムーズな移行を助け、ポジティブな印象を残すことができます。
退職届を書く主な利点は次のとおりです。
- 雇用主との良好な関係を保ち、将来の推薦を得やすくする
- 退職の意向と最終出勤日を明示する
- 雇用主が適切な後任を見つける時間を確保する
- 人事部門（HR）が組織的に業務を進めるための情報を維持する
- 会社での経験を整理する
- スムーズな移行を促進する
退職届の書き方
退職する準備が整ったとします。では、プロフェッショナルな方法で雇用主に辞意を伝えるにはどうしたらよいでしょうか？
1. 退職届の宛先を決定する
書き始める前に、退職届の宛先として最もふさわしい相手を特定しましょう。直属の上司、人事部門、または社長ですか？ふさわしい宛先が誰であるかは、会社の規模や組織構造、あなたの役割によって異なります。たとえば、会社のチームの規模が10人ほどであれば、オーナーや社長に送るのがよいかもしれません。わからない場合は、上司や人事部門に誰に宛てるべきか尋ねてみてください。
ふさわしい宛先を見つけることは重要です。これにより、退職届のトーンや書く内容が変わってくるからです。人事部門の無名の相手にメールを送る場合、文書はプロフェッショナルでフォーマルなトーンであるべきです。一方、長年一緒に働いてきた上司に送る場合は、個人的なタッチを加えることができます。
2. すべての詳細を明確に記す
要点を押さえ、冒頭の段落で退職の意思を明確に伝えましょう。これには、現在の役職、辞職の意向、退職予定日が含まれます。謝罪や感謝の言葉から始めたくなるかもしれませんが、事実を簡潔に述べるようにしましょう。雇用主は、次のステップを計画するための情報を必要としています。
例：こちらの手紙は、[あなたの役職]を辞職することをお知らせするものです。最終出勤日は[最終出勤日]となります。
3. 4つの重要なセクションを含める
退職届は簡潔であるべきですが、雇用主が正式に退職を処理するために必要な情報を含んでいるべきです。
含めるべき4つの重要なセクションは次のとおりです。
- 辞職の意向：辞職の意向と最終出勤日を含めます。
- 感謝：雇用主が提供してくれた機会への感謝を表します。たとえ退職できてうれしい場合でも同様です。感謝を表すことで良好な関係を保つことができます。
- 引き継ぎの詳細：引き継ぎをスムーズにするための計画を書き記します。チームメンバーに研修を施したり後任向けの詳細な引き継ぎ文書を作成したりするつもりなら、触れます。
- プロフェッショナルな結び：簡潔で正式な結論で締めくくり、今後の連絡方法を明示します。
4. 個人的なタッチを加える
退職届は形式的なものであり、雇用主が求める特定の情報を含める必要があります。しかし、長く働いていたり、上司や同僚と親しい関係にある場合は、個人的なタッチを加えることができます。
個人的なタッチを加える方法は次のとおりです。
- 会社で過ごした年月に感謝を表す
- 好きだった業務内容や評価している学びの機会に触れる
- 今後活かしたい職務経験を強調する
- プロとしての成長やキャリア開発に寄与した経験を詳述する
退職の理由を詳しく説明する必要はありませんが、職務経験が自分のプラスになったことに触れるなら、ポジティブな印象を残すことができます。
退職届のテンプレート
以下にいくつかの退職届のサンプルを示します。一般的に、辞意、感謝、今後のステップという3部構成です。目的に合わせてサンプルを修正できます。
退職届サンプル1
最初の例文は、2週間前に渡す標準的な辞職通知です。要点を押さえつつ、必要な情報すべてを簡潔にカバーしています。
[上司の名前]様、
この書面をもちまして、[会社名]での[職種]からの正式な辞職通知とさせていただきます。最終出勤日は、今日から2週間後の[日付]となります。
[会社名]でいただきました機会に心から感謝しています。また、プロフェッショナルなサポートをいただいたことにも感謝しております。
今後2週間で、[プロジェクトやタスクをリストアップ]をまとめる予定です。また、他のメンバーへのトレーニングや、後任の採用・オンボーディングをお手伝いすることもできます。
スムーズな引き継ぎを実現するために、他にできることがあればお知らせください。改めましてこれまでの感謝をお伝えいたします。今後とも連絡を取り合うことができましたら幸いです。
敬具、
[従業員名]
退職届サンプル2
次のサンプルも、辞意、感謝、今後のステップの3つの部分が含まれています。目的に合わせて修正できます。
[上司の名前]様、
この書面をもちまして、[会社名]での[職種]からの辞職を正式に通知いたします。最終出勤日は[日付]となります。
[会社名]でさまざまな機会やプロフェッショナルなご指導を賜りましたことに感謝しております。ここで得た経験とスキルは、私のキャリアにとって非常に貴重なものとなることでしょう。
残された時間で、[プロジェクト]をまとめ、[責任]を引き継ぐ予定でおります。その間、後任の採用やトレーニングをお手伝いすることもできます。移行期間中に必要なことがあればお知らせください。
[会社名]のますますのご発展をお祈りいたします。今後も連絡を取り合うことができましたら幸いです。
敬具、
[従業員名]
退職届サンプル3
最後の例文は、現在の仕事を辞めて起業を目指す場合に使用できます。
[上司の名前]様、
この書面をもちまして、[会社名]での[職種]からの正式な辞職をお知らせいたします。最終出勤日は[日付]となります。
起業を目指し、[ビジネスアイデア]に全力を注ぐことに決めました。[会社名]でさまざまな機会やプロフェッショナルなご指導を賜りましたことに感謝しております。ここで学んだことを今後のキャリアに活かすことを楽しみにしております。
残された時間で、[プロジェクト]をまとめ、[責任]を引き継ぐ予定でおります。その間、後任の採用やトレーニングをお手伝いすることもできます。移行期間中に必要なことがあればお知らせください。
[会社名]のますますのご発展をお祈りしております。ご一緒にお仕事する機会がありましたら幸いです。
敬具、
[従業員名]
退職届の例文5選
上記のテンプレートとアドバイスを採用した例文をいくつか紹介します。退職届にはすべての関連情報を含める必要がありますが、適切であれば個人的なタッチや詳細を追加することもできます。
新しい機会を捉えるための辞職
ジェン様、
この書面をもちまして、Maximum Marketingでのコンテンツマーケティングアシスタントの職を辞職することをお知らせいたします。最終出勤日は、今日から2週間後の2024年2月2日となります。
Maximum Marketingでさまざまな機会やプロフェッショナルなサポートをいただいたことに心から感謝しております。
今後の2週間で、Q1の広告キャンペーンとDry Tonicsのランディングページをまとめる予定でおります。また、他のメンバーへのトレーニングや後任のオンボーディングをお手伝いすることもできます。
スムーズな引き継ぎを実現するために、他にできることがあればお知らせください。改めましてこれまでの感謝をお伝えいたします。今後とも連絡を取り合うことができましたら幸いです。
敬具、
リジー
新しい機会を捉えるための辞職
トム様、
この書面をもちまして、Eternal Electronicsでの営業コーディネーターの職を辞職する正式な通知とさせていただきます。最終出勤日は2024年2月2日となります。
Eternal Electronicsではさまざまな機会やプロフェッショナルなご指導を賜り感謝しております。ここで得た経験とスキルは、私のキャリアにとって非常に貴重なものとなることでしょう。
残された時間で、1月のアウトリーチキャンペーンをまとめ、私のCRMの連絡先を引き継ぐ予定でおります。引き継ぎ期間中に必要なことがあればお知らせください。
Eternal Electronicsのますますのご発展をお祈りしております。今後も連絡を取り合うことができましたら幸いです。
敬具、
リジー
個人的な理由で辞職
ベブ様、
Purely Probioticsでのコミュニティマネージャーの職を辞することをお知らせするのは非常に残念です。最終出勤日は2024年2月2日となります。
皆様と一緒に働くことができ、とても光栄でした。これまでいただいた多くの機会に感謝しております。ここで得た経験とスキルは、私のキャリアにとって非常に貴重なものとなることでしょう。
退職する前に、最新のブログコンテンツを仕上げ、Q1の戦略をポールやチームに引き継がせていただきます。今後また一緒に働けることを楽しみにしております。
敬具、
リジー
即時辞職
アシフ様、
One Two Techでのソーシャルメディアマネージャーとして即時に辞職することを正式にお知らせいたします。
One Two Techでいただいた機会やプロフェッショナルなサポートに心から感謝しております。
スムーズな移行を実現するために、他に提供できる情報がありましたらお知らせください。改めましてこれまでの感謝をお伝えいたします。今後とも連絡を取り合うことができましたら幸いです。
敬具、
リジー
起業するために辞職
レイチェル様、
この書面をもちまして、Marvelous Mapsでのソフトウェアエンジニアの職を辞する正式なお知らせとさせていただきます。最終出勤日は2024年2月2日となります。
起業を目指し、インタラクティブな地理クイズを作成するビジネスアイデアに全力を注ぐことに決めました。Marvelous Mapsでいただいた多くの機会やプロフェッショナルなご指導に感謝しております。
残された時間で、Mainland Mapsプロジェクトをまとめ、チームや後任に主要な業務を引き継ぐ予定でおります。移行期間中に必要なことがあればお知らせください。
Marvelous Mapsのますますのご発展をお祈りしております。ご一緒にお仕事する機会がありましたら幸いです。
敬具、
リジー
退職届を書く際の6つのポイント
敬意を表した退職届を書く際には、いくつかのベストプラクティスを考慮してください。
直截的に伝える
退職することと、最終出勤日を明確に伝えましょう。あなたが何を言いたいのか読んだ人が分からないということがないようにしてください。退職届の標準的な構成に従い、必要な情報をすべて含めるようにしましょう。
理由を説明しない
退職する理由を詳しく説明する必要はありません。辞職の理由や個人的な事情を詳しく述べたくなるかもしれませんが、退職届は単に雇用主に辞職の意思を伝える文書です。説明したい場合は、退職面談や上司との個別の会話で行うことができます。
礼儀正しく
たとえ上司が嫌いでも、礼儀正しくプロフェッショナルであるべきです。関係を壊すことに意味はありません。可能であれば、礼儀正しい以上のこと、何か良いことを言ったり、与えられた経験と機会への感謝を伝えたりしましょう。
次のステップを明確にする
正式な退職届では、移行期間中にどの程度のサポートを提供できるかを明示します。たとえば、後任のトレーニングを手伝ったり、詳細な引き継ぎ文書を作成したりする意向があるなら、触れます。明確な境界を設定し、過剰なコミットメントを避けましょう。サポートを提供する義務はありませんが、移行を円滑にするために協力するならプロフェッショナルであることを示せます。
ポジティブなトーンを保つ
さっさと退職したいと思っていても、退職届のプロフェッショナルでポジティブなトーンを保ちましょう。与えられた機会、経験できた成長、会社が何をさせてくれたかに焦点を当てます。できなかったことではなく、ポジティブな面を強調しましょう。
一晩考えるか、だれかに読んでもらう
特に会社内の何かが原因で辞職したい場合、感情的になって退職届を書く誘惑に駆られるでしょう。辞職したい気持ちが強い場合は、一度考えてから、冷静になったときに退職届を見直しましょう。信頼できる友人や同僚に見てもらうなら、別の視点を得ることができます。
退職届で避けるべきこと
退職するタイミングで企業文化やチームメンバーへの不満を述べるのは避けてください。辞職する時は様々な感情が渦巻くかもしれませんが、退職届に次のような内容を含めないようにしましょう。
- 辞職の理由や行き先の詳細
- 会社や同僚への不満
- 過剰で不誠実な感謝の表現
- 辞職に至るまでの長い説明
- 不適切または過度に親しい言葉遣い
退職届提出後にするべきこと
思慮を重ねて退職届を提出した後は、詳細を提供したり、同僚に退職を伝えたり、プロジェクトを引き継ぐ準備をしたりしたいと思うかもしれません。
退職面談の準備をする
退職届を提出した後、上司があなたと話したがるかもしれません。この時点で、辞職の理由（たとえば、自分のビジネスに集中したいなど）について話すことができますが、必ずしも義務ではありません。
退職面談を利用して、会社で経験できたことを話すこともできます。この機会に、ポジティブな感想だけでなく、改善が必要だと感じた点も伝えましょう。話す内容を事前に準備しておくと、感情的になったり、過度に否定的な印象を与えたりするのを避けられます。
スムーズな移行を助ける
退職後も良好な関係を保つために、移行をスムーズにする努力を払いましょう。後任のトレーニングを引き受けるかどうかを決めたり、退職後にチームメンバーが円滑に業務を進められる対策を考えたり、可能な限りファイルを整理したりしましょう。
個人的なメッセージを発信する
人事部門とも必要な手続きを行う必要があるかもしれません。人事部門に対して辞職を確認した後、チームや会社の他のメンバーに向けて個人的なEメールを送信することができます。
個人的なメッセージを発信するなら、退職の周知をコントロールし、間違った噂が広がるのを防ぐことができます。退職することや望むならその理由も同僚に知らせ、感謝を伝え、一緒に働けてうれしかったことを伝え、連絡先情報を共有しておきましょう。
退職届の書き方に関するFAQ
良い退職届はどのように書きますか？
良い退職届は通常、短く簡潔です。雇用主が退職に関して知っておくべき必要な情報、最終出勤日、辞職の意向を含めるべきです。辞職の理由を過剰に説明するのは避け、常にプロフェッショナルで礼儀正しくあるようにしましょう。良い退職届を書けば、ポジティブな印象を残すことができます。
退職届はどのように書けば円満に退職する助けになりますか？
退職届を書くのは難しいですが、プロフェッショナルかつ友好的なトーンを保つことで、関係を壊さずに済みます。雇用主が提供してくれた多くの機会への感謝を表し、引き継ぎをスムーズにするために協力する意向を伝えましょう。
辞職の理由を伝えるべきですか？
辞職の理由を雇用主に伝える義務はありません。しかし、良好な関係にある場合は、退職届を提出した後のカジュアルな会話で詳細を伝えても良いでしょう。
