Come creare un piano operativo per il tuo business

Che tu stia avviando un nuovo business o gestendo uno già esistente, è probabile che tu abbia un business plan che articola la missione della tua organizzazione, la proposta di valore, il pubblico target, gli obiettivi aziendali e le proiezioni finanziarie: in sostanza, il “chi”, “cosa” e “perché” del tuo business. Tuttavia, per avere successo, è fondamentale comprendere i dettagli su come implementare la visione della tua azienda e quando farlo.

Sebbene tu possa avere un piano strategico che delinea la direzione della tua azienda nel corso di anni o addirittura decenni, il vero successo dipende dal focalizzare tutte le operazioni quotidiane del tuo business verso quel risultato finale. Per farlo, avrai bisogno di un piano operativo.

Che cos'è un piano operativo?

Un piano operativo (noto anche come piano delle operazioni) è un documento che descrive i processi giornalieri, settimanali e mensili che i team e i singoli membri del team devono seguire per raggiungere i loro obiettivi aziendali. In sostanza, un piano operativo è un manuale di istruzioni che spiega come realizzerai il tuo piano strategico.

Un piano operativo tipicamente include:

• Un elenco esaustivo di compiti e processi all'interno della tua azienda
• Una spiegazione dettagliata del ruolo e delle responsabilità di ciascun dipendente e dipartimento (incluso il tuo)
• Una tempistica per il completamento dei tuoi obiettivi strategici

Piano operativo vs. piano strategico

Sebbene sia facile confondere la pianificazione strategica con la pianificazione operativa, esse lavorano in sinergia e offrono benefici diversi.

• Un piano strategico definisce gli obiettivi strategici di un'organizzazione, mentre un piano operativo delinea ciò che deve essere fatto per raggiungere quegli obiettivi. Ciò significa che per creare un piano operativo, è necessario avere prima un piano strategico in atto.
• Un piano strategico è a livello organizzativo, mentre un piano operativo è dipartimentale. I diversi dipartimenti hanno funzioni uniche per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. Supponiamo che il tuo piano strategico preveda di aumentare i ricavi del 10%. In tal caso, il piano operativo del dipartimento finanziario potrebbe riguardare il calcolo dei margini di profitto, mentre il dipartimento marketing esegue campagne e crea materiali promozionali per aumentare le vendite.
• La pianificazione strategica copre un periodo più lungo, di solito cinque o dieci anni. Al contrario, la pianificazione operativa dettaglia le azioni per eseguire quella strategia in tempistiche settimanali, mensili, trimestrali o annuali. Ad esempio, il piano del dipartimento marketing potrebbe includere un programma di pubblicazione settimanale per i social media e una revisione mensile delle metriche di coinvolgimento.

I vantaggi di un piano operativo

Per l'imprenditore orientato all'azione, un piano operativo potrebbe sembrare una riflessione infruttuosa sul futuro - un ulteriore documento che si perde in Dropbox o Google Drive. Ma questo è un segno di un piano mal strutturato piuttosto che una critica all'intero processo di pianificazione.

Le startup potrebbero pensare di essere troppo piccole per avere bisogno di un piano operativo e alcune giustificano una pianificazione limitata o assente come "agilità". Tuttavia, la mancanza di pianificazione operativa è tra le principali ragioni per cui le startup falliscono, secondo University Lab Partners, un progetto di ricerca indipendente in collaborazione con l'Università della California, Irvine.

I benefici della pianificazione operativa includono:

• Meno sforzi sprecati. Senza un piano operativo, i proprietari di aziende faticano a mantenere i principali stakeholder sulla stessa lunghezza d'onda e devono riconsiderare e riprioritizzare gli sforzi aziendali quotidianamente. Al meglio, questo processo è dispendioso in termini di tempo; spesso porta a sforzi incoerenti e persino in competizione, sprecando risorse preziose e trasformando un percorso lineare in una linea contorta e tortuosa.
• Migliore collaborazione. I piani operativi possono migliorare anche il lavoro di squadra delineando chiaramente le responsabilità e, di conseguenza, la responsabilità. Ogni membro di un team comprende meglio il proprio ruolo e ciò che ci si aspetta da lui. Ognuno può fare la propria parte, e ogni parte lavora verso gli obiettivi strategici.
• Maggiore collaborazione. Un piano operativo aiuta anche a identificare informazioni isolate provenienti da altre aree dell'azienda, risultando in team interfunzionali diversificati che lavorano insieme in modo più efficace. Ad esempio, un obiettivo strategico per aumentare i margini di profitto potrebbe, nel piano operativo, richiedere al team marketing di aumentare la consapevolezza sui prodotti più redditizi. Questa richiesta invita alla collaborazione con i team di vendita o di dati, che possiedono i dati sui margini per l'inventario dei prodotti.
• Maggiore produttività. Infine, un piano operativo funzionale può migliorare la produttività. I dipendenti possono lavorare più velocemente perché sanno esattamente cosa fare. I compiti quotidiani che non si allineano con gli obiettivi operativi e strategici possono essere scartati.
• Aspettative chiare. Uno studio di Gallup ha rilevato che la chiarezza delle aspettative è uno dei bisogni fondamentali dei dipendenti - ed è vitale per le prestazioni. Tuttavia, come ha scoperto un'altra indagine Gallup, solo circa la metà dei dipendenti sa cosa ci si aspetta da loro sul lavoro. Un piano operativo ben scritto traduce obiettivi raggiungibili e aspettative realistiche in forma scritta.

Per creare un piano operativo, devi prima avere un piano strategico che identifichi gli obiettivi e le tempistiche della tua organizzazione. Ogni progetto e compito nel piano operativo si ricollega al “perché” del tuo piano strategico.

Ad esempio, se l'obiettivo strategico è aumentare il fatturato annuale del 40% in due anni, ci sono molti progetti - elementi del piano operativo - che potrebbero portarti a questo risultato. Come decidi quali progetti perseguire?

• Guarda i tuoi dati. Dove sono le maggiori opportunità?
• Parla con il tuo team. Quali motivi generano il maggior numero di rifiuti per le vendite o causano i maggiori problemi per il supporto clienti?
• Informati sul tuo settore. Dove gli studi di settore suggeriscono che le aziende lasciano più soldi sul tavolo? Ad esempio, quasi il 70% dei carrelli di ecommerce viene abbandonato, e le email di recupero carrello abbandonato hanno tassi di apertura e click impressionanti.

Puoi identificare un insieme diversificato di progetti potenziali per raggiungere gli obiettivi aziendali, come:

• Gestire una campagna di marketing sui social media
• Pubblicare un asset scaricabile per incentivare le iscrizioni via email
• Implementare un programma di referral per i clienti esistenti
• Partecipare a una fiera di settore

Dai priorità ai progetti in base al loro probabile impatto sull'obiettivo strategico, quindi assegna responsabilità ai membri del team, suddividendo la pianificazione del progetto in compiti giornalieri attuabili.

A questo punto, identifica le risorse necessarie e chiedi ai dipendenti di cosa hanno bisogno per portare a termine il lavoro. Ad esempio, la persona che esegue la campagna social avrà bisogno di una piattaforma di automazione per programmare i post in anticipo o per visualizzare le statistiche complessive sul coinvolgimento dei post?

Dividi i risultati desiderati in compiti individuali e assegna scadenze. Ad esempio, per creare una campagna sui social media, la suddivisione potrebbe apparire così:

• Il direttore vendite identifica i prodotti o servizi da promuovere.
• Il contabile fornisce un budget operativo per la campagna.
• Il direttore marketing scrive un brief creativo per stabilire le linee guida del messaggio e assegna ai membri del team l'esecuzione degli asset creativi.
• Il copywriter prepara tre versioni di copy da testare per il coinvolgimento.
• Il graphic designer crea asset grafici per la campagna.

Se sei un piccolo imprenditore, potresti gestire tutti questi ruoli e responsabilità. Oppure, se hai solo pochi dipendenti, una persona potrebbe occuparsi di più funzioni. Il lavoro importante è suddividere e assegnare i compiti.

Quando si tratta di stabilire scadenze realistiche, è utile ottenere il parere dei dipendenti, specialmente se una persona sta lavorando su più progetti o su più parti dello stesso progetto. Ma fai attenzione a non dare ai dipendenti troppo tempo. Le persone tendono a procrastinare quando hanno scadenze lunghe, e la legge di Parkinson suggerisce che “il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per il suo completamento.”

Le scadenze verranno mancate. Ma avere una scadenza significa che saprai non appena un compito non viene completato in tempo - così potrai risolvere il problema e riportare il progetto più ampio sulla giusta strada. Un progetto suddiviso in compiti con scadenze è un buon segno che hai un piano operativo solido.

Come sapere se il tuo piano operativo sta funzionando?

Una volta che il tuo piano operativo è in atto, devi monitorare l’impatto dei tuoi sforzi a un livello più dettagliato. Due metodi per farlo sono:

1. Indicatori chiave di prestazione
2. Obiettivi e risultati chiave

Indicatori chiave di prestazione (KPI)

Noti anche come metriche chiave di prestazione i KPI sono valori misurabili che dimostrano quanto efficacemente un'azienda sta raggiungendo gli obiettivi a breve e lungo termine identificati nel processo di pianificazione strategica e operativa.

Ad esempio, se il tuo obiettivo strategico è aumentare la tua base clienti e il tuo piano operativo include l'esecuzione di una campagna di email marketing settimanale, alcuni indicatori chiave che possono aiutare a misurare il successo includono:

• Tasso di apertura delle email, che riflette principalmente la forza dell'oggetto
• Tasso di clic, che valuta l'efficacia del copy e dell'offerta
• Tasso di conversione della pagina di destinazione, che misura la pertinenza della pagina di destinazione

Obiettivi e risultati chiave (OKR)

Il modello di obiettivi e risultati chiave adotta una visione leggermente più ampia nella misurazione delle prestazioni dei tuoi piani operativi. Cioè, invece di identificare semplicemente le misurazioni che utilizzerai per valutare la tua pianificazione operativa, il framework OKR include sia un obiettivo concreto che un traguardo che determinerà se quell'obiettivo è stato raggiunto.

Ad esempio, un dipartimento vendite potrebbe impostare un OKR per ridurre il tasso di abbandono clienti al 10%. In questo esempio, ridurre il tasso di abbandono è l'obiettivo, mentre il 10% è il risultato chiave. Nota che gli OKR includono effettivamente KPI - nel caso specifico, il tasso di abbandono clienti, una percentuale misurabile della quota di clienti che cancellano le loro sottoscrizioni in un dato periodo.

Puoi avere OKR a livello aziendale, dipartimentale e individuale - tutti nidificati l'uno nell'altro - che aiutano a collegare il lavoro dei dipendenti agli obiettivi di ampio respiro.

Raffinare il tuo piano operativo

Infine, una volta completato un progetto o raggiunto il termine del mese, programma un incontro post-mortem per rivedere il tuo piano operativo. Durante l'incontro, riassumi il progetto, rivedi i risultati e determina cosa ha funzionato e cosa no.

Documenta questo esercizio in modo da poter identificare le migliori pratiche per raggiungere gli obiettivi della tua azienda, così come le aree di miglioramento. Ci hai messo troppo tempo? I compiti quotidiani non erano formulati abbastanza bene? C'era un bisogno evidente di una risorsa mancante? Gli standard di qualità erano troppo alti o troppo bassi?

Queste informazioni possono aiutarti a costruire un piano operativo migliore la prossima volta. Potrebbe semplicemente rendere il processo di pianificazione operativa più efficiente. Ciò che prima richiedeva giorni potrebbe richiedere solo ore una volta che le persone familiarizzano con il processo.

In definitiva, un piano operativo orientato ai dettagli porterà a un processo che nessuno teme, un piano che mantiene tutti in sintonia e la migliore possibilità di raggiungere gli obiettivi aziendali.