Anche senza conoscerti, possiamo scommettere che vorresti che in un giorno ci fossero più ore.
Il tempo è una risorsa preziosa: non puoi smettere di usarlo e non puoi trovarne di più, ma ne hai bisogno per fare praticamente tutto. Dalla pianificazione delle riunioni all'evasione degli ordini, il tempo è alla base di ogni aspetto della gestione di un'attività, e non puoi permetterti di gestirlo male.
Una gestione del tempo inefficace può manifestarsi in vari modi: che si tratti di procrastinazione, distrazioni personali o progetti che richiedono più tempo del previsto, ci sono innumerevoli fattori che ci fanno perdere tempo ogni giorno. Il tempo sprecato si traduce in scadenze da rincorrere, proporzioni non equilibrate tra la vita lavorativa e quella personale, e livelli di stress e ansia più elevati.
Se hai problemi di questo tipo, è importante che impari a usare il tempo in modo più efficace.
Fortunatamente, le opportunità per gestire meglio il tuo tempo sono ovunque. Ecco 7 app per la gestione del tempo che ti aiuteranno a sistemare la tua agenda, a trovare più tempo per la tua vita personale e a concentrarti meglio per portare a termine il tuo lavoro.
Le migliori app per la gestione del tempo
1. Evernote
Il miglior strumento di gestione del tempo per prendere appunti
- Creare appunti
- Scansionare immagini
- Prendere appunti vocali
- Allegare documenti
- Catturare clip dal web
Evernote ti aiuta a organizzare tutto, dalle attività personali ai progetti di lavoro, in un unico posto. La sua funzione di ricerca ti consente di trovare tutte queste informazioni attraverso il riconoscimento delle parole in testi scritti a mano, nelle immagini o negli allegati. Puoi accedervi dal tuo computer, tablet o telefono, anche se sei offline.
Caratteristiche principali:
- Il dashboard principale ti consente di visualizzare i contenuti rilevanti in modo semplice e organizzato
- Consente di creare e organizzare le attività negli appunti per tenere traccia delle liste di cose da fare e degli elementi in modo facile
- Integrazione con Google Calendar per visualizzare gli eventi imminenti e le note correlate
- Dimensione massima per appunto di 200 megabyte per permettere di memorizzare foto e presentazioni ad alta risoluzione
- Supporto efficiente per la risoluzione dei problemi
⭐️Valutazione G2: 4.4/5 stelle
2. Asana
Il miglior software di gestione del tempo e delle attività
Chi ama la produttività adorerà Asana. SI tratta di uno dei migliori strumenti per la collaborazione e aiuta le aziende a gestire diverse attività. Bisogna dedicare un po’ di tempo per imparare a usarlo, ma una volta che ci prendi la mano, ne vale la pena. Non offre strumenti di gestione del budget o di tracciamento delle spese, ma è eccellente per gestire attività, flussi di lavoro e vari progetti.
È davvero facile creare attività e sotto-attività per i progetti, così come assegnarle ai membri del team con determinate scadenze e analizzare in modo visivo l'intero flusso di lavoro. Inoltre, Asana può contare su una community forte e attiva che può risolvere problemi o spiegare come usare il software.
Caratteristiche principali:
- Design veloce, flessibile e moderno
- Organizzazione del lavoro in progetti condivisi con elenchi o bacheche
- Impostazione, monitoraggio e gestione degli obiettivi
- Creazione di team per organizzare progetti e connettere i membri con conversazioni e un calendario condiviso
- Integrazione con Slack per creare, completare e modificare attività direttamente dall'app di messaggistica
⭐️Valutazione G2: 4.3/5 stelle
3. Dropbox
I migliori strumenti di gestione del tempo per il cloud storage e la condivisione di file
Dropbox è un servizio di archiviazione dei file semplice e affidabile con funzionalità avanzate per la collaborazione. È più costoso rispetto ad offerte simili come Google Drive, ma ha molte integrazioni per lavorare con il tuo set di strumenti esistente. Tutti i file sono archiviati nel cloud.
Dropbox offre anche cartelle desktop sincronizzate in modo da permetterti di accedere ai file ovunque ti trovi. L'azienda aggiunge sempre nuovi servizi come firme digitali e integrazioni per aiutarti a lavorare sempre meglio. La versione gratuita fornisce due gigabyte di spazio di archiviazione: se hai bisogno di più spazio, puoi optare per un piano a pagamento e ottenere fino a due terabyte di spazio.
Caratteristiche principali:
- Gestione e accesso ai documenti in un unico posto per la massima organizzazione
- Condivisione di aggiornamenti ai documenti in tempo reale e connessione con i team e gli strumenti
- Protezione dei file con password, configurazione delle autorizzazioni e ripristino/recupero delle modifiche importanti
⭐️Valutazione G2: 4.4/5 stelle
4. LastPass
Il miglior gestore di protezione delle password
Se gestisci un'attività online, è probabile che utilizzi dozzine di strumenti e servizi diversi. E tutti hanno credenziali di accesso diverse. È impossibile ricordare ogni password, ed è considerato rischioso avere la stessa password per ogni servizio.
LastPass è la soluzione a questo problema: potrai dire addio ai giorni in cui gestivi le password manualmente. LastPass ti offre un modo sicuro per creare, gestire e memorizzare le tue password, così non dovrai mai più cliccare su "Hai dimenticato la password?" e quindi potrai risparmiare moltissimo tempo. Con l'estensione del browser LastPass, le password salvate nella tua cassaforte verranno compilate automaticamente nel browser.
Caratteristiche principali:
- Facile da usare, dalla crittografia sicura alla condivisione delle password e alle funzionalità di completamento automatico
- Protegge i dati della tua azienda e dei dipendenti dagli attacchi informatici
- Risparmia tempo ricordando i dettagli di accesso di ogni account aziendale
⭐️Valutazione G2: 4.4/5 stelle
5. Trello
Il miglior software per bacheche Kanban per gestire le attività
Trello è un'applicazione web flessibile per la gestione dei progetti che ti consente di ordinare facilmente le tue attività e di collaborare con gli altri membri del tuo team. Invece di perderti in un mare di email o in un foglio di calcolo confusionario, con Trello puoi visualizzare i tuoi progetti in forma di liste appuntate in bacheche digitali.
Ogni lista è composta da singoli post, chiamati schede, che possono rappresentare qualsiasi cosa, come attività, idee o obiettivi. I membri del team possono aggiungere alle schede commenti, allegati, checklist ed etichette personalizzate, in modo da essere sempre tutti sulla stessa lunghezza d'onda.
Che tu stia cercando un modo per monitorare i progressi per grandi progetti o per organizzare la tua ultima sessione di brainstorming, Trello può essere personalizzato in base alle esigenze del tuo team.
Trello è disponibile su iOS e Android, così come su Mac e Windows. C'è una versione gratuita, oppure puoi passare a un piano con più funzionalità con un account Standard, Premium o Enterprise.
Caratteristiche principali:
- Trello è completamente personalizzabile: ogni azienda è diversa e Trello si adatta alle tue esigenze, qualunque esse siano
- Massima organizzazione con tutti i tuoi progetti e le comunicazioni del team in un unico ambiente
- Trello rende i progetti facili da monitorare e ti consente di visualizzare l'intero flusso di lavoro a colpo d'occhio
⭐️Valutazione G2: 4.4/5 stelle
6. Todoist
La migliore app di gestione delle attività per mantenere le attività organizzate e raggiungere i tuoi obiettivi
Todoist è un'altra app di gestione e organizzazione delle attività che può aiutarti a rimanere al passo con tutto ciò che deve essere fatto. Puoi anche utilizzare la vista calendario per avere un'idea della tua settimana o del mese a venire.
Aggiungi abitudini quotidiane, attività ricorrenti e scadenze, così non dovrai inserire manualmente le attività ripetute ogni volta. Usa le priorità codificate a colori e prova la soddisfazione di vedere i tuoi progressi verso il completamento delle attività.
Todoist è disponibile su Android, iOS, Mac, Windows, Apple Watch e come estensione del browser. Al pari di molte app per la gestione del tempo, Todoist ha sia opzioni gratuite che a pagamento. Todoist Premium parte da 4 € al mese per account individuali e gli account Business partono da 6 € al mese per utente.
Caratteristiche principali:
- Todoist si integra con centinaia di app, così puoi rimanere al passo con tutto ciò che stai facendo
- Delega alcune delle tue attività con le funzionalità di delega al team di Todoist
- Todoist offre diversi modelli tra cui scegliere, quindi non devi partire da zero per creare il tuo dashboard delle cose da fare
⭐️Valutazione G2: 4.4/5 stelle
7. Remember the Milk
La migliore app per la gestione del tempo per lo studio e la vita personale
Ti è mai capitato di correre al supermercato per comprare il latte e di tornare a casa con tutto tranne il latte? Questo è il presupposto su cui è stata creata Remember the Milk, che poi è andata oltre le semplici liste della spesa. L'app di gestione del tempo ti aiuterà a tenere traccia del latte e di molto altro.
Remember the Milk è un'app per le liste di cose da fare che ti consente di organizzare le attività tramite tag codificati a colori, oltre a suddividere progetti più grandi in sotto-attività. Puoi anche allegare file da Google Drive o Dropbox e condividere le tue liste con altri, in modo che siano sulla stessa lunghezza d'onda. L'app può inviare promemoria via email, SMS, IM e persino Twitter.
Remember the Milk è disponibile per Android, iOS, Mac, Windows e come estensioni del browser. È disponibile una versione gratuita, mentre l'accesso a pagamento parte da 49,99 $ l'anno.
Caratteristiche principali:
- Organizza più liste di attività e utilizza le funzionalità per creare nuove liste basate sulle ricerche
- Mantieni la connessione anche quando non c’è: Remember the Milk si sincronizza su tutti i dispositivi, anche quando sono offline
- Non smettere mai di creare liste: Remember the Milk ti consente di creare un numero illimitato di liste, quindi divertiti pure
⭐️Valutazione G2: 4.4/5 stelle
I vantaggi di una buona app per la gestione del tempo
Puoi certamente avere un’ottima produttività senza utilizzare un'app di gestione del tempo specifica, e molti imprenditori iniziano senza niente al di là delle stime. Ma man mano che cresci e assumi dipendenti, però, senza un'app di tracciamento del tempo ti imbatterai in alcune difficoltà.
Un software di gestione del tempo specializzato ti aiuta a monitorare il lavoro da remoto e migliora la comunicazione complessiva tra te e i dipendenti. Ecco alcuni modi chiave in cui ti aiuta a gestire un'attività online redditizia:
- Misura il tempo e la produttività. Con funzionalità come il tracciamento del tempo, automazioni integrate, report dettagliati e altro, puoi ottenere informazioni su come lavora il tuo team ed eliminare gli sprechi di tempo. Ti aiuta anche a risolvere i colli di bottiglia, in modo che i team possano essere più produttivi.
- Migliore collaborazione. Gli strumenti di gestione del tempo ti aiutano a ordinare per priorità le attività e a lavorare in modo più intelligente. Le funzionalità come i flussi di lavoro in stile Kanban semplificano il coordinamento di attività e team: tutti sanno quali attività sono in corso, quali sono state completate e cosa deve essere fatto in seguito.
- Migliori stime sui costi dei progetti. Il tracciamento del tempo ti aiuta a capire quanto costa effettivamente un progetto. Puoi vedere le ore fatturabili di tutti i membri che sono state dedicate a un progetto e trovare le aree da migliorare. Questo ti aiuta anche a creare stime migliori per progetti futuri e a risparmiare denaro.
- Consapevolezza della capacità. Forse i tuoi team stanno lavorando su diversi progetti contemporaneamente. Man mano che cresci, dovrai comprendere meglio la capacità del team e quanto tempo ci vuole per completare determinate attività. Un’app di questo tipo ti mostra chi lavora troppo e dov’è che i manager possono bilanciare l'impegno del team per il lavoro futuro.
Quando ti affianchi a molte persone che lavorano a progetti diversi o vuoi semplicemente gestire meglio il tuo tempo, uno strumento di gestione del tempo è la scelta giusta.
La gestione del tempo è tutto
Usare il tuo tempo in modo efficace non è solo la chiave per una vita più produttiva: è il segreto per una vita più felice.
È facile lasciarsi travolgere dal lavoro, soprattutto se non gestisci il tuo tempo in modo efficace: è una delle sfide dell'imprenditorialità. Potresti perdere opportunità di trascorrere del tempo di qualità con amici e familiari. Mantenere un giusto equilibrio tra vita lavorativa e personale è al centro del tuo successo personale e professionale, quindi devi sfruttare meglio il tuo tempo ogni volta che è possibile.
Con queste app per la gestione del tempo nel tuo toolkit, sarà più facile semplificare la tua vita a favore di una maggiore produttività e meno stress.
App gestione tempo: domande frequenti
Quale app dovrei usare per gestire il mio tempo?
Per la gestione del tempo sia personale che professionale, puoi usare app come Evernote e Asana, che offrono ottime funzionalità di tracciamento del tempo, report e un supporto multipiattaforma.
Le app per la gestione del tempo sono efficaci?
L’uso regolare e corretto di un’app per la gestione del tempo può aiutarti a strutturare al meglio la tua giornata, a dare priorità alle attività giuste e a prevenire il burnout. Ma la capacità di mantenere la concentrazione dipende da te e dal modo in cui segui le linee guida e i consigli dell'app.
